In questo ambito i servizi informatici e le relative infrastrutture rivestono un’importanza strategica, in quanto costituiscono un supporto indispensabile per una gestione più efficiente ed efficace di tutte le attività istituzionali dell’Ateneo. Negli ultimi anni sono stati raggiunti importanti risultati e sono state già delineate azioni che dovranno essere implementate, nei tempi programmati, e opportunamente potenziate e valorizzate.
Nuovo sito Web di Ateneo
Come è noto, l’Ateneo sta sviluppando il «Portale della Didattica e della Ricerca», finanziato (in larga misura) sui fondi aggiuntivi resi disponibili dal DM 734 del 26/06/2021, come prima componente del Nuovo sito Web di Ateneo. Il portale, che secondo il cronoprogramma sarà attivo alla fine del 2022, è concepito in modo da mostrare al pubblico una struttura omogenea, dal punto di vista grafico e funzionale, per veicolare in modo efficace l’identità visiva dell’Ateneo. Il nuovo portale dovrà essere valorizzato come la vetrina di tutte le attività di Didattica, Ricerca, Terza Missione, formazione e supporto fornite dall’Ateneo.
Implementazione di nuovi applicativi
La semplificazione dei processi richiede l’implementazione degli opportuni applicativi a supporto.
Per applicazioni che non abbiano requisiti di customizzazione particolarmente stringenti e per le quali esistano soluzioni Open Source di qualità adeguata, è opportuno procedere, come per il passato, alla messa in esercizio delle stesse sulla piattaforma cloud sicura dell’Ateneo. È questo l’approccio adottato con successo, ad esempio, per l’applicativo per le segnalazioni per l’anticorruzione e per il Portale Amministrazione Trasparente.
Altri applicativi, invece, devono essere sviluppati in funzione delle specifiche esigenze. Negli ultimi anni sono stati sviluppati e messi in esercizio sul “Portale software di Ateneo”, a cui è possibile accedere da qualunque postazione, una serie di applicativi per la semplificazione dei processi amministrativi. È prioritario nei prossimi anni potenziare le funzionalità di quelli già implementati (ad esempio l’applicativo Autocertificazioni) e sviluppare e mettere in esercizio nuovi applicativi, a cominciare da quelli per:
- la gestione dematerializzata di tutto il processo legato ai tirocini, sia curriculari che extra-curriculari a supporto delle attività di placement;
- il monitoraggio in tempo reale degli indicatori relativi alle attività di Ricerca ed alla Terza Missione e il supporto al flusso autorizzativo e al processo di rendicontazione dei progetti;
- la gestione dematerializzata di tutto l’iter procedurale relativo ai registri delle attività didattiche svolte dai docenti (inclusi i supplenti e i contrattisti);
- il Fascicolo del Dipendente che gestirà la creazione, il popolamento e la consultazione da parte del lavoratore del proprio fascicolo elettronico e gestirà il flusso dematerializzato di (gran parte) dei documenti che riguardano la carriera del personale dell’Ateneo, dall’assunzione alla cessazione.
Servizi delle segreterie
È strategico da più punti di vista offrire servizi di segreteria in modo efficiente attraverso procedure accessibili on-line; molto è stato già fatto soprattutto sotto la spinta dei vincoli posti dalla pandemia, che ha impresso una forte accelerazione al processo.
Vari servizi sono già offerti on-line, solo per citare i più rilevanti, si pensi: al processo di immatricolazione e rinnovo dell’iscrizione ad anni successivi; al passaggio interno ad altro CdS; alle richieste di modifiche dei piani di studio; alla registrazione in carriera di tirocini o stage e seminari; al riconoscimento di attestati informatici; alla verbalizzazione/convalida degli esami sostenuti in mobilità; alla richiesta tesi e prenotazione della seduta di laurea; alla presentazione della domanda per Esami di Stato; alla presentazione della domanda di candidatura per collaborazioni studentesche.
Da poco, inoltre, è stata attivata una nuova modalità di assistenza agli studenti mediante “Supporto di Ateneo (Ticketing)”. Nell’ottica della dematerializzazione la piattaforma è stata configurata per fornire assistenza immediata, continuativa ed automatica relativamente a: cambio percorso di studio; rilascio modulistica per Segreteria Studenti; cambio opzionale; risposte automatiche per alcune tipologie di richiesta/assistenza.
La “Gestione sportello telematico” tramite MS Teams, al momento attivo solo per la Segreteria Studenti del Centro Direzionale, sarà implementata anche per le altre 3 segreterie.
Altre iniziative importanti sono ancora in fase di verifica di fattibilità, quali: immatricolazione on-line ai Master; possibilità di inserire autonomamente gli esami opzionali sul libretto; richiesta di rinuncia agli studi (con relativo pagamento di bolli virtuali); rilascio di certificazioni da presentare ad enti privati oppure per uso estero (con pagamento di bolli virtuali); rilascio della pergamena di laurea già in seduta di laurea; rilascio di autorizzazione all’accesso alla banca dati “ESSE 3 PA” da parte di altre Università che ne facciano richiesta tramite convenzione, in modo da velocizzare le pratiche di trasferimento.
È necessario, quindi, programmare un’attività di miglioramento continuo, in termini sia di accessibilità on-line che di semplificazione, per tutti i servizi offerti a studentesse e studenti e, soprattutto, bisogna comunicarne in modo capillare l’attivazione, fornendo anche le informazioni necessarie per favorirne l’utilizzo.